מדובר באירועים בהם שמים דגש, המון תשומת לב ומשקיעים הרבה מחשבה בכל פרט ופרט שמשתלב באירוע. לכל דבר יש משמעות לצורה בה המזלג והסכין מונחים על השולחן ועד הטעם של המנה האחרונה. הכל נעשה בדיוק מושלם ובסנכרון מלא בין כל מאפייני האירוע החל מהעיצוב, דרך האווירה ועד בחירת המוזיקה שמתנגנת ברקע בקבלת פנים.
פעמים רבות אירועי בוטיק הם גם אירועי קונספט. אירועים כאלה מקבלים משמעות כפולה וזאת משום שמצד אחד אנחנו בכל זאת חוגגים משהו כמו יום הולדת, חתונה או בר מצווה, אך מצד שני אנחנו מייצרים סוג של מפגש מאוד ייחודי ויוצא דופן.
איך בוחרים מקום לאירוע בוטיקי?
בעיקרון עלינו לבחור מקום שמתאים בדיוק לסוג האירועים הללו. אולמות וגני אירועים לאירועים גדולים של מאות מוזמנים פחות יתאימו קטן. עלינו לבחון את המקום בקפידה ורבה ולראות שהוא נותן מענה מלא לצרכים שלנו. עלינו להגיע ל-2-3 מקומות ולהשוות ביניהם. הלב כבר יגיד את הדבר הנכון.
ניתן גם להשוות בין מקומות לאירועים קטנים מומלצים ביותר ברשת האינטרנט ולבחון את המאפיינים השונים של המקום כמו מיקום גיאוגרפי, כמות מוזמנים, סטייל, עיצוב, תפריט מותאם אישית, אלכוהול ברמה גבוהה ולהבין דרך אותם מאפיינים האם זה המקום המתאים לנו.
האם אירוע קטן הוא בהכרח משתלם יותר?
לא תמיד. באירוע בוטיק, לרוב המחירים של האולמות, גני האירועים והגלריות הם גבוהים יותר פר מוזמן וגם לא תמיד הסכום שנקבל במתנה תמורת ההזמנה יכסה את העלות הזאת וזה משהו שכמובן שווה לקחת אותו בחשבון. ההוצאות הן אותן הוצאות כמעט בהיבט ההפקתי.
מה עושים? כדי להימנע מהוצאות מיותרות, ממש כמו אירוע גדול, גם כאן עלינו לקבוע תקציב מראש. עלינו לחשוב היטב מה התקציב שלנו ולחלק אותו לפי ספקים והוצאות כמו הוצאות אולם, עיצוב (פרחים, ציוד, כלים, נרות וכדומה), צלם (סטילס ווידאו), קייטרינג, מוזיקה, אוכל, אלכוהול, אטרקציות ועוד. כך תוכלו להישאר במסגרת התקציב שלכם ולא לחרוג.
טיפים חשובים לתכנון וארגון אירוע בוטיק
- הכל מתחיל ונגמר במקום - בחרו מקום ייחודי, שונה שיש בו הקפדה על כל הפרטים הקטנים.
- האוכל כן קובע- האורחים שלכם מצפים להגיע לאירוע ולאכול אוכל טעים. תוכלו לבחור קייטרינג המתמחה באירוע בוטיק, שף שיבשל לאורחים שלכם ויקפיץ את האירוע, מנות ביס קטנות ומיוחדות.
- וגם האלכוהול - השקיעו באלכוהול פרימיום מיובא ואיכותי, חשבו על קוקטיילים צבעוניים ומגניבים שיהפכו את האירוע לסוג של מסיבת קוקטייל חד פעמית.
- חשבו איך לחבר בין האורחים - מכיוון ולרוב אירועי בוטיק הם אירועים מצומצמים, כן חשוב שתהיה אווירה טובה וחברית בין האורחים. במידה ואין קשה בין קבוצות של אנשים ולא כולם מכירים את כולם, תוכלו לשלב משהו נחמד שיחבר ביניהם כמו פעילות מתאימה, הנחיה חיצונית או כל דבר אחר שעולה לכם בראש.