אנחנו מבלים לפחות שליש מהחיים הבוגרים שלנו במקום העבודה. כולל או לא כולל הפקקים. במילים אחרות - מציאת משרד היא ממש כמו למצוא בית לעסק שלכם.
למצוא את הבית הנכון לעסק שלכם, זו משימה לא פשוטה ולכן זה ממש בסדר לקחת את הזמן, לבחון את כל האספקטים כדי לקבל את ההחלטה המתאימה לכם ביותר. כדאי ומומלץ להתלבט על המיקום, העלות, תנאי חוזה השכירות העסקי או כל אחד מהגורמים האחרים שנזכיר במדריך זה. תכינו לעצמכם כוס קפה ובואו נבחן כל אחד מהם לעומק כדי שנבטיח את הצלחת העסק שלכם בכל אופן במובן של המסגרת הפיזית. אז מאיפה מתחילים?
1. מיקום
אתם בטח מכירים את הקלישאה העתיקה המיוחסת לתחום הנדל״ן: מהם 3 המרכיבים הקובעים את מידת הנחשקות של נכס נדל״ני? תשובה: location, location location.
אין מה לעשות, בכל קלישאה יש לפחות 50% אמת וגם בזאת. אז בואו נודה על האמת, אם מישהו יגיד לכם שהמשרדים שלו נמצאים בבניין מגדלים חדש ונחשק בתל אביב או בהרצליה פיתוח, התדמית שלכם לגביו כבר תקבל צורה מסויימת ותהיו מוכנים אפילו לעמוד בפקקים ולשלם מחיר מוגזם מידי עבור החניה, רק כדי לראות במו עיניכם איך זה ״לגור״ שם.
עניין תדמיתי כזה, מגיע עם תג מחיר גבוה כל כך, שמעטים מוכנים או יכולים לשלם. אבל זו כמובן דוגמא מהקצה הגבוה של הסקאלה. גם משרדים להשכרה בתל אביב אפשר למצוא בכל טווח של מחיר. אבל! שימו לב, זה ״אבל״ חשוב: בד בבד עם המחשבה על המיקום, חייבים לחשוב על הנגישות אליו.
משרדים להשכרה במרכז תל אביב יכולים להיות רלוונטים לחברה שמעוניינת לשבת במרכז העניינים, לשדר את ה-vibe הנכון, להרגיש את האווירה האורבנית עד הסוף. אבל כששוכרים משרד, כדאי לחשוב על שני גורמים חשובים:
1. העובדים
2. הלקוחות
איך הם יגיעו למשרד?
2. נגישות וחניה
להגיע לעבודה במרכז תל אביב, עבור מי שגרים מחוץ לעיר, זו יכולה להיות הרפתקאה יומיומית מאתגרת, אם להתנסח בעדינות. אלא אם המשרד ממוקם בסמוך לתחנת רכבת, או שיש אליו גישה נוחה של תחבורה ציבורית ולא פחות חשוב: חניה.
גם לעובדים וגם ללקוחות והאורחים שלכם, צריכה להיות גישה נוחה ואפשרויות חניה מספקות.
מיקום נגיש הוא כזה המתחשב בכל צורות התחבורה המקובלות: הגעה ברכב פרטי, באוטובוסים, רכבת ואפילו הליכה ברגל במרחק סביר. בנוסף, יש מיקומים עד כדי כך ״חמים״ ומרכזיים, שיש אליהם ובסביבותיהם פקקים ותנועה בכל שעות היממה.
טיפ: סעו בעצמכם בשעות העומס אל ומהמשרד החדש והסיקו את המסקנות.
אל תמעיטו בערכה של תחנת רכבת בקרבת המשרד. היא מאפשרת לעובדים רחוקים יותר להגיע בקלות. מנעד גיאוגרפי חשוב גם לכם, בעלי העסק, הוא מאפשר מגוון גדול יותר של אנשי צוות. או במילים אחרות: אל תגבילו את היצע העובדים הפוטנציאלי שלכם בגלל נגישות.
וחשוב לא פחות - נושא הנגישות מזווית אחרת: גישה נוחה לנכים ובעלי מוגבלות תנועה אל המשרד שלכם. וודאו שדרכי הגישה עד השולחן באחרון המשרדים, מותאמות ונגישות.
3. איך אתם נראים?
אבל רגע, עצרו עוד כמה צעדים לפני שנכנסתם למשרד. הסתכלו על הבניין שאתם עומדים להכנס בשעריו כל בוקר. האם הבניין עצמו מתאים לתדמית שאתם רוצים לשדר? לובי נטוש, כניסה מוזנחת ומדרגות סדוקות - זה לא רק עניין של הרגשה לא נעימה. זה גם עניין של רושם ראשוני ומתמשך.
נכון שהיום הסגנון התעשייתי שולט ביד רמה. חללי עבודה משותפים ומשרדים של עסקים בעלי אופי קריאייטיבי, עושים שימוש עיצובי מדהים שמשלב אלמנטים יסודיים כגון צינורות אוורור, מים, קירות מבטון חשוף וכן הלאה.
industrial 2 industrial 3
אבל התחושה הקריאייטיבית במקומות היפהפיים הללו, הם תוצאה של מחשבה והשקעה נרחבים בעיצוב פנים. קירות ישנים וחשופים ללא יד של מעצב יכולים פשוט להיראות מה שהם - קירות ישנים וחשופים. בניין משרדים ישן ומתקלף ישדר פחות יצוגיות, לא משנה כמה מגניב הוא יהיה בפנים. אולי המחיר של משרד בכזה בניין יהיה יותר זול אבל קחו בחשבון את הרושם שהוא יותיר על האורחים וגם על עצמכם ועל העובדים שלכם.
בבניינים ישנים לרוב נמצא גם חלונות קטנים יחסית, מסדרונות חשוכים וחדרים קטנים. חלק מהדברים ניתן לשדרג בעזרת מעצב פנים טוב. אבל זכרו שיש גורם חשוב נוסף שכדאי לזכור בזמן בחירת משרד: כמות האור. לא לחינם בונים היום מגדלי משרדים שכל קירותיהם החיצוניים הם חלונות. אור משרה תחושה של אוויר, של מרחב, ובעיקר של שמחה. חללים קטנים וחשוכים נוטים ליצור בנו אווירת קדרות שלא תורמת לתחושת המורל.
4. פסיליטיז
לא מצאנו מילה הולמת בעברית. ״שירותים״ זה דומה אבל לא מעביר ממש את אותה הרגשה של פינוק. כן, זה הרעיון, לפנק את העובדים שלכם וגם את עצמכם. חדר כושר בבניין, בית קפה, בנק וסופרמרקט בקרבת המשרד - הנוחות עושה את החיים הרבה יותר קלים ואת העובדים הרבה יותר מרוצים. אז ההמלצה שלנו - אל תשכחו לבדוק אם יש בסביבת המשרד פסיליטיז שמשדרגים את חוויית המגורים במקום. בקרבת מקום. אבל ממש קרוב, מרחק הליכה בגשם.
אם אין - דאגו שיהיה תמיד לעובדים את כל הדברים הקטנים שהם צריכים. קפה מסוגים שונים, תה בטעמים, חלב - שיהיה גם סויה, עטים ומחברות כייפיות, ומשהו לנשנש. ההשקעה הקטנה יחסית הזאת, תשתלם לכם מאוד כשהעובדים שלכם ירגישו שיש מי שדואג להם.
5. זה בסיסי
לפעמים נדמה לנו שדווקא הדברים הבסיסיים הם כל כך מובנים מאליהם, שאין צורך להתעכב עליהם. אבל בכל זאת מילה על כמה דברים בסיסיים שתרצו לבדוק:
חשמל - האם יש מספיק נקודות חשמל ברחבי המשרד? בעיקר אם אתם חברה מעולמות הטכנולוגיה, ההייטק או כאלה שזקוקים לעמדות מחשב רבות. אם יש לכם שרתים או ציוד הדורש צריכה מוגברת של חשמל, חשוב מאוד לבדוק אם המקום עומד בדרישות שלכם. במידת הצורך עדיף לשכור את שירותיו של בעל מקצוע. יעוץ מקצועי שווה זהב.
אינטרנט - בדקו באילו תשתיות הבניין תומך. מבנים חדשים בד״כ ערוכים טכנולוגית. אך אם מדובר במבנה ותיק - בדקו מה מצב תשתיות האינטרנט, רוחב הפס שתוכלו לרכב על גבו ומידת הזמינות של ספקיות הרשת באיזור. באיזורי ספר, למשל, ישנן עדיין בעיות תקשורת שנובעות מתשתיות לא מפותחות. חשוב לשאול ולבדוק את הנושא מראש.
6. לטווח הארוך
אם יש לכם תוכניות גדילה, אם אתם מתכננים להרחיב את העסק, את כמות העובדים ואת החלל שתזדקקו לו בעקבות כך, כדאי להביא את השיקולים האלה לחשבון הכללי. נכון, תמיד אפשר לעבור שוב משרד, אבל אפשר גם לבדוק מראש, בעיקר אם מקום מסוים כבר מצא חן בעיניכם, האם יש אופציות להתרחב. שאלו את המשכירים האם יש חדרים סמוכים שניתנים להשכרה או אפילו קומות נוספות באותו הבניין. קל יותר לעבור למשרד גדול יותר באותו הבניין מאשר לעבור למקום אחר לגמרי.
לחברות גדולות יותר בתהליך צמיחה וגיוס ודאיים, מומלץ לקחת אפילו 10% יותר שטח ממה שדרוש כרגע ולמלא אותו בעתיד הקרוב. במידה ובכל זאת לוקח זמן עד הגיוס הנוסף, אפשר להשכיר זמנית את החללים הפנויים בשכירות משנה.
אין הכוונה להסב את העיסוק שלכם ליזמות נדל״ן. אבל אם נתקעתם עם מטרים לא מנוצלים אך משולמים, דעו כי יש פתרון.
לסיכום, קחו ת׳זמן, אל תמהרו. בדקו את המשרד החדש שלכם מבפנים ומבחוץ בצורה יסודית ובעין חווייתית. כדי שיהיה לכם כמה שיותר נעים במשכנכם החדש. בסופו של דבר, עם הרבה סבלנות ומידע רלוונטי, תמצאו את האחד המתאים לכם ביותר.