לפעמים נדמה שהמשרד הפך להיות הבית השני שלנו. אנחנו מבלים בו כשליש מהיום, במחשב שלנו נמצאות, לצד החומרים הרגישים של העבודה, גם תמונות מחיינו הפרטיים ובכלל - כבר נקשרנו לכיסא, אפילו העציץ כבר גדל ואז מחליטים לעבור משרד.
מרגש ומלחיץ, ממש כמו לעבור דירה, אבל עם תוספת של ההבנה שהובלת משרדים היא תחום רגיש מאוד. אחרי הכל מדובר על עסק, על ביזנס, על עובדים, על מכשור רגיש, על מסמכים סודיים ובחלק מהמקרים מדובר על כמות גדולה של עובדים כפול כמות הציוד שיש להעביר. איך מוודאים שהתהליך הזה יעבור כמו שצריך?
עשינו מחקר קטן, אצל מספר חברות להובלת משרדים מהמובילות בארץ. בדקנו מה חשוב שתדעו, איך ניגשים בכלל לפרוייקט בסדר גודל כזה, לאילו פרטים חובה לשים לב, ומהם ההבדלים בין השירות שמציעות החברות השונות? כל הממצאים בכתבה שלפניכם.
הדברים הבסיסיים
ראשית, חשוב לוודא שאתם מחפשים חברת הובלות המתמחה במשרדים. לא כל מוביל של דירות מגורים מתאים להוביל גם משרד, אפילו קטן. חברות הובלה של משרדים מציינות לרוב באתרי האינטרנט שלהן, באילו גדלים של העברת משרדים הן מתמחות, גדולים, בינוניים או קטנים, ובאילו איזורים בארץ.
נשמע מובן מאליו? לא ממש. ישנן חברות הובלה המספקות שירותי מעבר משרדים רק בתל אביב או בגוש דן, מאחר ובאיזור הזה מתרחשת רוב הפעילות העסקית והמעברים של משרדים, לפעמים אפילו באותו הבניין, מקומה אחת לאחרת.
עוד רעיון מעניין שגילינו שכבר הפך לסטנדרט מסויים בענף: שירותי מעבר משרד בלילה. הגיוני, לא? חסכון בזמן ובלגאן, העובדים מגיעים למחרת ותיאורטית יכולים כבר להתיישב במקום החדש שלהם, למקם את העציץ ולהתחיל לעבוד. יש חברות שמגדילות להציע מעברי משרדים אפילו בזמני חגים ושבתות.
מעבר לדגשים הכלליים, יש כמה אלמנטים יסודיים המשותפים לכל מעבר משרד:
1. הציוד והתכולה.
בכל משרד יש חומר מקצועי שחלקו אף סודי, שנמצא בקלסרים, דפים, כספות וצורות אחסון שונות. יש בוודאי מחשבים, מסכים וציוד דיגיטלי שביר ועדין שיש להזיזו בעדינות ובאחריות. בהמשך נרחיב לגבי האחריות שמציעות החברות להובלת המשרדים ואמצעי הזהירות שהם נוקטים.
שולחנות, כסאות, ארונות וריהוט דומה יכולים להיות חסינים יותר לתזוזה, אך חשוב להערך לכמות הריהוט שיש להעביר. הן מבחינת כמות המובילים והן מבחינת המקצועיות שלהם. מובילים שמתמחים במשרדים יוודאו שסימנתם בבירור את שם העובד על כל פריט, לא רק מהסיבה שהזכרנו קודם, שעובדים נוטים להיקשר לחפציהם... אלא בעיקר כדי להיות כמה שיותר יעילים, יעילות פירושה חסכון בזמן, המשאב שתמיד חסר ממנו. בעיקר בזמנים מאתגרים כמו מעברים.
2. אריזה
אנחנו נוטים לחשוב שהשינוע הוא החלק המסובך במעבר משרד. אבל ככל שבררנו, גילינו כי שלב האריזה הוא לא פחות קריטי. אריזה של תכולת משרד, עטיפה והגנה על ריהוט וציוד רגיש - הם פרוייקטים לא פשוטים, לכן לא מפתיע שכמעט כל חברה להובלת משרדים מציעה שירותי אריזה.
לא רק בגלל המקצוענות והניסיון באריזת כמויות גדולות של ציוד, אלא גם מתוך מחשבה עסקית: אם העובדים יהיו עסוקים באריזה, מי יענה ללקוחות ויבצע את העבודה באופן כללי? רוב החברות מדגישות, ובצדק, את הגישה שאומרת - עדיף לשכור שירותי אריזה ולהמשיך לתפעל את העסק כרגיל עד כמה שניתן.
אנחנו חשבנו על רעיון קצת אחר: אפשר להכריז על יום גיבוש של החברה. יום, או חצי יום בו כולם באים בתלבושת נוחה, אורזים ומסייעים לאחרים באריזות. מומלץ בחום להפוך את האווירה לחווייתית ומהנה, ע״י הזמנה של אוכל ושתיה מפנקים, לשים מוסיקה ברקע, לצלם וליצור חווייה שתישאר עם העובדים עוד הרבה אחרי המעבר למשרד החדש. חווייה רגשית טובה ומגבשת היא נכס יקר לא פחות מחסכון בזמן.
3. בטחון ואחריות
כל עסק מחזיק חומרים מקצועי ואף סודיים. מה עושים איתם? איך אפשר להבטיח את המעבר של החומרים הרגישים בביטחה? אנחנו נעמוד על הנקודה החשובה הזאת בהמשך בפירוט, באופן כללי מצאנו שהטיפול בחומרים אלו מתחלק לשתי גישות: גישה אחת מציעה להעביר את החומרים הרגישים ביותר, ובפרט חומרים סודיים - בעצמכם. גישה שניה אומרת שחלק מהמקצועיות של חברת הובלות נמדדת ביכולת שלה להבטיח מעבר בטוח של המשרד עד הדף האחרון. איך אפשר לדעת על מי לסמוך?
ראשית, כך או כך, חשוב מאוד לוודא שחברת ההובלות היא חברה רשומה על פי חוק. בקשו לראות קבלות ומסמכים המאשרים חוקית את הפעילות שלהם, ובנוסף בקשו טלפונים או המלצות בכתב מארגונים דומים לשלכם שעברו תהליך דומה לשלכם. ודאו שאתם מקבלים הרגשת ביטחון אמיתי שאתם מתנהלים מול מקצוענים.
עוד עצה טובה שקיבלנו, היא להגדיר מראש לחברת ההובלות וכמה שיותר בפירוט, מהם הצרכים המיוחדים שלכם. שיתוף פעולה ומעבר חלק תלוי בשני הצדדים, ככל שהציפיות מתואמות ורשומות לפרטים, כך סביר להניח שימנעו אי נעימויות. חברות מקצועיות יבקשו מכם לרשום הכל עד לפרט האחרון כדי לקבל הצעת מחיר מפורטת ומסודרת ככל האפשר. תכנון מדוייק ככל האפשר, הוא בסיס חשוב להצלחת המבצע.
4. התהליך
בעקרון ניתן לחלק את תהליך ההעברה ל-3 חלקים:
תכנון -
נציג מטעם חברת ההובלה מתשאל ולעיתים קרובות מגיע למשרד כדי להסתכל על כמות הציוד שיש להעביר. מציינים באופן ספציפי את הציוד הרגיש, הטכנולוגי, במידה וישנם רהיטים כבדים בצורה יוצאת דופן יש להוסיף לתכנית ההובלה גם סיוע של מנוף. לאחר מכן תקבלו הצעת מחיר הכוללת את לוח הזמנים הצפוי לאריזה, העמסה, הובלה ופירוק של התכולה.
זהו שלב קריטי שיכתיב את קצב, תיאום ואיכות העבודה. לאחר אישורכם, קובעים את התאריך המיועד ו״גוזרים״ מתוכו לו״ז לאריזה.
אריזה -
כפי שציינו, פרט לאריזה של ציוד וחומרים רגישים, באופן כללי רוב החברות מספקות את האמצעים הסטנדרטיים הדרושים לאריזה: קרטונים וארגזים בכל גודל דרוש, סרטי הדבקה, עטים לסימון על גבי האריזות, פצפצים, ניילון נצמד לעטיפת ציוד שאינו נארז וכו׳. רוב החברות מציעות כאמור שירותי אריזה בנוסף לשירותי ההובלה, במידה ואתם מעוניינים בכך.
ההובלה -
במועד המתוכנן יגיעו המובילים עם כל צוות ההובלה.הם יעמיסו וישנעו את כל הציוד למשרד החדש. אנו ממליצים למנות אחראי מטעמכם שיפקח על שלב ההעמסה ובמידת האפשר נציג נוסף שיקבל את המובילים במשרד החדש ויסייע להם לפרוק את הציוד במקומות הנכונים, תוך הקפדה על שלמות ההעברה.
עד כאן הדברים הבסיסיים והחשובים שצריכים לדעת על העברת משרדים. לאחר ה-basic אפשר וכדאי לדבר על אקסטרות, הדברים שכפי הנראה יעזרו לכם לישון בשקט לפני, תוך כדי ואחרי ההובלה. בחלק השני של הכתבה - פרוייקט הובלת משרדים - חלק 2.